Внедрение СМК на предприятии

Современный потребитель всё более требователен. Качество товаров и услуг становится одним из главных факторов, влияющих на выбор. Чтобы удовлетворить эти растущие ожидания, компаниям необходимо внедрять и эффективно управлять системой менеджмента качества (СМК).

В статье разберемся, что такое сертификация качества, почему она важна для бизнеса, какие преимущества она приносит и как избежать типичных ошибок при её внедрении.

Внедрение системы менеджмента качества на предприятии представляет собой динамичный процесс, требующий постоянного внимания и своевременных корректировок. Тем не менее, при правильной настройке, бизнес может значительно сократить затраты благодаря уменьшению уровня брака, сделать процессы более ясными и предсказуемыми, а также повысить продуктивность своей команды.

Что такое СМК

Система управления качеством является важным элементом общей системы управления компании, отвечающим за контроль и постоянное улучшение качества продукции. СМК оформляется через внутренние документы организации и должна охватывать все её уровни. Международные стандарты для СМК содержатся в ISO 9001.

Внедрение и успешная сертификация СМК, соответствующая требованиям ГОСТ Р ISO 9001, предоставляет компании множество значительных преимуществ:

• постоянное улучшение качества продукции;
• повышение управленческой эффективности предприятия;
• улучшение имиджа бренда;
• возможность участия в тендерах как госзаказчик;
• льготные условия для кредитования и снижение страховых взносов;
• доступ к международным рынкам;
• повышение уровня доверия со стороны иностранных поставщиков.

Существуют два типа СМК:

1. Универсальная СМК: применяется в любых организациях, независимо от их размера и сферы деятельности.
2. Отраслевая СМК: разрабатывается для специфических типов организаций, например, для аэрокосмической или сельскохозяйственной отраслей.

В каких ситуациях компаниям может понадобиться система менеджмента качества

Наличие действующей системы менеджмента качества подтверждается сертификатом. В России часто встречается требование о наличии данного документа. Он будет необходим для участников тендеров, государственных закупок и конкурсов, связанных с качеством. Такой сертификат могут запросить и некоторые клиенты или потребители.

Сертификация становится обязательной для определенных категорий производств и услуг, включая разработку и производство военной техники, оружия, средств связи и другой продукции, имеющей стратегическое значение.

Кроме того, сертификация имеет значение в рамках государственного регулирования. Наличие сертификата вместе с работающей системой менеджмента качества позволяет преодолеть нетарифные барьеры, такие как обязательная сертификация, установленная в ряде стран.

Плюсы СМК для компаний

В большинстве случаев получение сертификата не является обязательным, но его наличие приносит значительные преимущества в отношениях с партнёрами.

Присутствие сертификата качества открывает компании доступ к сотрудничеству с множеством других организаций. В современных условиях для выхода на рынок наличие данного сертификата становится важным фактором. Множество компаний предпочитают работать с поставщиками, имеющими сертификат ISO 9001. Что побуждает их ставить такие требования? Некоторые из них следуют современным управленческим практикам и хотят, чтобы их контрагенты применяли соответствующие технологии. Для других это служит подтверждением надёжности партнёров. Кроме того, сертификат может заменить выездной аудит, что существенно экономит ресурсы и средства.

Для инвесторов наличие сертификата свидетельствует о способности поставщика обеспечивать стабильность поставок. Если сертификат выдан признанным органом, это повышает статус компании, что, в свою очередь, может улучшить финансовые условия, такие как страховые взносы и кредитные ставки. Также информация о сертификате может быть эффективно использована в рекламных материалах, что привлечет больше клиентов. Наличие сертификата на стене офиса свидетельствует о прогрессивных подходах к управлению и акценте на качество продукции.

Важно отметить, что сертификация интересна не только бизнес-партнёрам, но и руководству, так как позволяет выявить слабые места и текущие проблемы внутри компании.

Внутренние факторы внедрения СМК

Рассмотрим внутренние факторы, способствующие внедрению СМК. Главным из них является качественная реорганизация работы всего предприятия, которая позволяет сделать рабочие процессы более понятными. Проблемы с качеством становятся более заметными. Использование статистических методов помогает выявить и устранить до 85% причин брака.

Появляется возможность создать механизм, который предупреждает жалобы и претензии от клиентов, функционирующий без сбоев.

Матрица, разработанная в соответствии со стандартами ISO, подчёркивает важность руководства, позволяя ему сосредоточиться на стратегическом управлении и делегировать полномочия, что способствует повышению вовлеченности других сотрудников в рабочий процесс.

Эффективная СМК повышает финансовую привлекательность компании. Растущая стоимость активов обусловлена увеличением цен на высококачественную продукцию и укреплением бренда компании. Для акционерных обществ это может привести к повышению курса акций.

Некоторые организации внедряют СМК по стандарту ISO 9001, но отказываются от сертификации, что приводит к отсутствию сертификата. В таком случае, они декларируют наличие рабочей системы, что называется нотификацией.

Хотя сертификат приносит определенные преимущества, его ценность зависит от того, как менеджмент компании использует стандарт ISO 9001. Иногда компании ставят получение документа выше, чем создание действительно эффективной системы менеджмента качества, что печально, ведь именно такая система приносит значительные выгоды.

Принципы управления качеством

Система менеджмента качества ISO 9001 основывается на семи ключевых принципах:

1. Ориентированность на клиента. Главной задачей любой компании является удовлетворение и превышение ожиданий своих потребителей. Эффективные бизнес-процессы способствуют повышению качества, что позволяет большему числу клиентов быть довольными продукцией.
2. Формирование корпоративной культуры. Создание успешной корпоративной среды способствует тому, чтобы сотрудники могли реализовать свой потенциал и активно работать на достижения целей организации. Это повышает их мотивацию и лояльность.
3. Вовлечение персонала. Этот принцип является основополагающим. Руководство должно активно включать сотрудников в создание и предоставление ценности, независимо от типа занятости. Организация должна поддерживать постоянное развитие квалификации работников и вовлекать их в принятие решений, признавая их успехи.
4. Процессный подход. Данный подход основывается на осознании того, что чётко организованные рабочие процессы способствуют повышению согласованности, ускорению действий, уменьшению затрат, снижению отходов и непрерывному улучшению.
5. Постоянное совершенствование. Предприятие должно быть в состоянии постоянно разрабатывать новые процессы, подстраиваясь под изменяющиеся рыночные условия.
6. Принятие решений на основании фактов. Организации, которые основывают свои решения на достоверных и проанализированных данных, имеют более глубокое понимание рыночной ситуации.
7. Управление отношениями. Это формирование взаимовыгодных партнёрств с поставщиками и розничными продавцами, координация процессов цепочки поставок, а также развитие связей с контрагентами для устойчивого сотрудничества и достижения успеха.

Каждый компонент системы управления качеством способствует реализации общих целей по удовлетворению потребностей клиентов и организации.

Пошаговое руководство по внедрению системы менеджмента качества

Анализ состояния предприятия

Ключевым моментом является понимание актуального положения дел в компании. Для этого часто назначают ответственного работника или формируют рабочую группу, которая будет заниматься реализацией системы качества. Такая группа может быть небольшой: для организаций с численностью до 100 человек достаточно 6-8 человек. Члены рабочей группы должны ознакомиться со всеми стандартами и основными требованиями системы качества.

Во время анализа следует сопоставить текущие процессы с требованиями выбранного стандарта. Это можно осуществить через наблюдение за бизнес-процессами, проводить сравнительные исследования и опросы сотрудников разных уровней. Важно изучить внутреннюю документацию: стандарты, должностные инструкции, регламенты подразделений и прочее.

Необходимо чётко определить:

• Основные производственные процессы.
• Вспомогательные процессы, которые прямо не влияют на результат, но без которых система невозможна.
• Критически важные бизнес-процессы.
• Функциональные обязанности, влияние разных ролей в организации на процессы, полномочия и распределение ресурсов.

В результате будет собрана полная информация о бизнес-процессах компании, которую следует внимательно проанализировать для выявления сильных и слабых сторон.

Создание модели системы менеджмента качества

В первую очередь необходимо спроектировать систему: выявить основные процессы, а также определить, как она будет работать и развиваться в дальнейшем. Удобно начать с анализа одного процесса, после чего положительный опыт можно будет применить к остальным. Постепенно следует выстраивать систему управления качеством и увеличивать её масштабы.

Разработка документации и процедур

В процессе создания модели системы менеджмента качества рабочая группа занимается подготовкой документации, где должны быть отражены стандарты и порядок оптимизации работы.

Распространенные документы:

• Процессная матрица с распределением ответственности и полномочий.
• Политики в области качества.
• Должностные инструкции.
• Стандарты организации.
• Положения о подразделениях.

Важно разработать «карту процессов» таким образом, чтобы каждый сотрудник мог понимать свое место в общей структуре процессов и чётко знал, что от него ожидается.

Обучение сотрудников

Обучение персонала является важным шагом, чтобы ознакомить их с обязанностями в рамках системы управления качеством. Этот процесс может включать в себя:

• Ознакомление работников с основами СМК: общими принципами качества, стандартами и внутренними регламентами.
• Проведение регулярных курсов повышения квалификации для оптимизации их работы.

Для того чтобы изменения были восприняты позитивно, необходимо объяснить сотрудникам, какие выгоды они могут получить, а также подчеркнуть преимущества для организации и отдельных сотрудников.

Внедрение СМК

На данном этапе начинается практическое применение разработанных процедур в работе компании. Этот шаг охватывает:

• Реализацию созданных процессов и инструкций на практике.
• Применение инструментов для контроля качества и его мониторинга.
• Использование технологий, направленных на обеспечение качества на всех уровнях.
• Регулярное отслеживание соблюдения стандартов качества и оценка их эффективности в повседневной практике.

Мониторинг и оценка результативности

По завершении разработки документации и старта функционирования системы качества необходимо выполнить аудит. На основе его выводов следует внести корректировки в систему. Для этой цели формируется команда аудиторов из рабочей группы и специализированных экспертов.

Для каждого подразделения разрабатывается программа проведения аудита и планы проверок. Также требуется подготовить нужные опросники и чек-листы.

Если в ходе таких проверок обнаружатся нарушения, аудиторы обязаны разработать план корректирующих действий. Спустя некоторое время следует провести повторное обследование, уделяя особое внимание ранее выявленным несоответствиям.

Не ограничивайтесь исключительно формальными проверками - важно выяснить истинные причины проблем и устранить их. Аудиты должны проводиться регулярно, чтобы поддерживать высокий уровень качества.

Как избежать ошибок при внедрении системы менеджмента качества

Ниже представлены распространенные трудности и советы о том, как сэкономить время и усилия при их возникновении.

1. Стремление к идеалу. Реальность такова, что идеальная СМК не существует. Ориентируясь на совершенствование, Вы можете застрять в мелочах, вместо того чтобы внедрить «наилучшее возможное» решение, которое послужит основой для дальнейшего развития. Имейте в виду, что процесс непрерывного улучшения заложен в СМК, поэтому он будет происходить со временем.
2. Избыточная документация. У многих организаций есть большое количество документов, которыми они в конечном итоге теряют контроль. Это негативно сказывается на производительности и эффективности сотрудников в долгосрочной перспективе. Важно помнить, что основная цель СМК заключается не в создании документов, а в правильной передаче необходимой информации.
3. Негибкость системы. Возможна разработка СМК, которая не будет адаптивной. Если изменение процедур в рамках СМК станет слишком сложным, это может привести к неэффективности. Так как потребности клиентов и самой компании постоянно меняются, СМК должна эволюционировать вместе с ними. Периодические улучшения действующей СМК помогут соответствовать изменениям и выявлять новые возможности для роста.
4. Недостаток мотивации. Порой организация принимает решение о внедрении системы менеджмента качества под влиянием внешних обстоятельств, не привлекая при этом своих работников. Это может привести к чувству «мы» и «они» внутри компании. Нежелание сотрудников может быть вызвано страхом потерять работу, увеличением объема задач или необходимостью переобучения. Поэтому важно проинформировать всех сотрудников и руководство о том, какие шаги планируется предпринять в рамках СМК. Следует держать всех в курсе событий, вовлекать в процесс, чтобы они были заинтересованы. Обсудите с каждым, объясните причины внедрения СМК в компании. Убедитесь, что они понимают, что это направлено на повышение эффективности, снижение трудоемкости и достижение лучших результатов. В таком случае они станут более мотивированными поддерживать ваши усилия и наблюдать за успехами системы.
5. Недостаток внимания к клиентам. Если Вы не будете осторожны и сосредоточитесь исключительно на процессах СМК, забыв при этом о результатах, Вы можете оказаться в ловушке бесконечного документооборота и организации, упуская из виду основную цель СМК - удовлетворение клиентов. Никакие стандарты качества не помогут, если потребители недовольны. Необходимо вкладывать время и ресурсы в изучение потребностей клиентов и активное взаимодействие с ними.

Выполнение проверок и контроль за соблюдением стандартов становится более удобным при помощи электронных чек-листов в мобильном приложении для аудита МЕРАСОФТ Чек-лист. На основе данных, собранных в ходе проверок, система строит аналитические отчёты, позволяющие выявить тренды, оценить эффективность процессов и прогнозировать будущие результаты. Мобильное приложение МЕРАСОФТ Чек-лист обеспечивает доступ к системе в любое время и в любом месте, что особенно важно для компаний с распределенной структурой.

Внедрение такой системы - это инвестиция в будущее компании, которая позволит достичь устойчивого развития и повысить конкурентоспособность.

Свяжитесь с нами, и мы с радостью проведём демонстрацию возможностей нашего продукта, чтобы Вы смогли оценить, как МЕРАСОФТ Чек-лист может трансформировать Вашу организацию и вывести её на новый уровень.