В условиях современного рынка, где конкуренция в сфере топливного ритейла неуклонно растёт, эффективный контроль работы АЗС становится не просто желательным, а необходимым условием для успешного бизнеса. От того, насколько точно и оперативно владелец или управляющий получает информацию о процессах, происходящих на заправочной станции, зависит не только прибыльность, но и безопасность предприятия.
Сейчас автозаправочные станции (АЗС), как правило, функционируют не просто как места реализации топлива, а выступают в качестве полноценных торговых комплексов, включающих в себя магазины, кафе и зоны отдыха. В любом случае, даже если АЗС специализируется исключительно на продаже топлива, она всё равно классифицируется как розничная точка продажи и подлежит контролю со стороны Роспотребнадзора.
Проверки могут охватить различные аспекты деятельности АЗС, такие как наличие всех необходимых разрешений, выявление фактов недолива топлива, соответствие оборудования стандартам и нормам эксплуатации и т.д.
Обнаружение нарушений влечёт за собой значительные штрафные санкции для владельца АЗС. Для предотвращения подобных ситуаций необходимо своевременно подготовиться к проверкам государственными органами. Оптимальным вариантом подготовки является проведение внутреннего аудита, который может быть осуществлен собственными силами с помощью удобных пошаговых чек-листов. Этот метод уже давно и успешно используется в розничной торговле продовольственными товарами. Регулярные самопроверки позволяют своевременно выявлять и устранять нарушения, тем самым избегая серьёзных штрафных санкций.
Для чего необходима проверка АЗС?
Функционирование автозаправочных станций отличается множеством особых моментов. Не все управляющие АЗС учитывают все эти тонкости, и часто ошибки не связаны с намеренным желанием сэкономить. Зачастую владельцы бизнеса просто не знают о некоторых деталях или недооценивают их важность. В итоге, АЗС может столкнуться со значительными финансовыми потерями.
Практика показывает, что наиболее распространенные проблемы у компаний, продающих горюче-смазочные материалы, это:
изношенное или не полностью функционирующее оборудование;
факты обмана при заправке или несанкционированного слива топлива;
утечка топлива;
игнорирование санитарных требований и правил безопасности при использовании оборудования АЗС.
Несоблюдение требований на АЗС: риски и пути их минимизации
Невыполнение нормативных требований в сфере эксплуатации автозаправочных станций может повлечь как административную, так и уголовную ответственность, включая крупные штрафы и угрозу возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожары и другие техногенные аварии.
Эффективным способом предотвращения таких рисков является проведение всестороннего аудита АЗС. Аудит представляет собой комплексную проверку всех ключевых аспектов работы станции, позволяющую своевременно выявить слабые места и устранить нарушения, тем самым минимизируя потенциальные негативные последствия.
В ходе аудита осуществляется тщательная оценка деятельности персонала, технического состояния оборудования АЗС и соответствия ее функционирования действующим нормам безопасности. Важно отметить, что аудит также позволяет установить причины финансовых потерь, которые нередко возникают у владельцев АЗС. Часто такие потери связаны с утечками топлива из резервуаров или некорректной настройкой топливораздаточных колонок. Аудит помогает выявить и ликвидировать такие проблемы, тем самым снижая материальный ущерб для предприятия.
Таким образом, основным стимулом для проведения аудита является возможность избежать значительных финансовых расходов. В последнее время к регулярным и внеплановым проверкам добавились скрытые инспекции с привлечением тайных покупателей. По результатам проверок нарушения выявляются приблизительно в половине случаев, что влечет за собой значительные штрафные санкции.
Систематический самоконтроль, реализуемый через проведение аудита, является наиболее эффективным способом предотвращения подобных санкций.
Внутренний аудит АЗС: Ключевые аспекты
Внутренний аудит АЗС направлен на оценку соответствия ключевых аспектов деятельности требованиям контролирующих органов.
К таким аспектам относятся:
Качественная работа персонала: профессионализм, знание правил и процедур, соблюдение этических норм.
Техническое состояние оборудования: исправность топливораздаточных колонок, систем хранения и учёта топлива, пожарной безопасности.
Состояние территории АЗС: чистота, порядок, наличие дорожной разметки, освещение.
Наличие и актуальность всей необходимой документации: лицензии, разрешения, инструкции, журналы, отчеты.
Эффективность бизнес-процессов: логистика, управление запасами, обслуживание клиентов, финансовый учёт.
Особое внимание уделяется процессу заправки автомобилей:
Соблюдение правил отпуска топлива (запрет на использование пластиковой или стеклянной тары).
Выполнение заправки в порядке очереди.
Маркировка раздаточных колонок при сливе топлива.
Немедленная обработка и очистка мест разлива топлива.
Наличие предупреждающих табличек для пассажиров автобусов и мотоциклистов.
Функционирование системы видеонаблюдения и звукового оповещения.
Доступность исправных огнетушителей.
Соблюдение требований к спецодежде сотрудниками.
Проверка также включает анализ документации, регламентирующей работу АЗС:
Уставные документы, определяющие принципы и особенности работы.
Учётные документы организации.
Журналы отчётов.
Книга жалоб и предложений.
Инструкции для персонала.
Прайсы на реализуемые товары и услуги.
Паспорта эксплуатируемого оборудования.
Контроль работы автозаправочной станции
Для обеспечения эффективного контроля работы АЗС могут быть использованы различные методы.
Внутренний аудит может осуществляться силами персонала АЗС. При этом каждый сотрудник, в зависимости от своей должности, может использовать специализированный чек-лист, охватывающий специфические аспекты работы станции. Например, механики могут сосредоточиться на проверке оборудования, менеджеры - на оценке качества обслуживания операторами и т.д.
Для проведения более комплексной оценки состояния АЗС могут привлекаться супервайзеры. Их обязанности включают в себя контроль технического состояния оборудования, анализ работы операторов, а также проверку функционирования всех объектов, расположенных на территории заправочного комплекса, таких как магазин, кафе и другие.
Использование тайных покупателей может рассматриваться как дополнительный инструмент контроля, позволяющий оценить качество обслуживания с точки зрения клиента. Однако такой метод имеет ограниченный охват, поскольку тайный покупатель не имеет доступа к документации АЗС и внутренним помещениям, которые обычно проверяются контролирующими органами, такими как Роспотребнадзор.
Подготовка к проверкам Роспотребнадзора
В соответствии с позицией Роспотребнадзора, автозаправочная станция классифицируется как розничный торговый объект, специализирующийся на реализации топлива.
Специфика АЗС заключается в невозможности предварительной оценки качества товара, а также отсутствии возможности возврата или обмена уже оплаченного топлива.
Ввиду повышенного класса опасности и негативного воздействия на окружающую среду к АЗС применяются особые правила, установленные Приказом Министерства энергетики РФ от 01.08.2011 г., а именно Правила эксплуатации АЗС РД 153-39.2-080-01.
Данные правила предписывают обязательное наличие на АЗС следующей информации:
Формы собственности организации и её организационно-правовой формы с указанием наименования или ФИО индивидуального предпринимателя.
Номер АЗС (при наличии, если она входит в сеть).
Реквизиты организации с указанием номера телефона и точного адреса.
Перечень товаров и услуг, реализуемых на территории АЗС, с указанием цены каждого товара (услуги).
Режим работы.
ФИО сотрудников.
ФИО сотрудников, ответственных за пожарную безопасность.
Сведения об эксплуатации оборудования, в первую очередь топливораздаточных колонок.
Правила поведения водителей при въезде на территорию АЗС и во время заправки.
Очередность обслуживания.
Данные об организации движения автомобильного транспорта на территории заправочного комплекса.
По статистике, наиболее частыми нарушениями, выявляемыми Роспотребнадзором, являются:
Нарушения прав потребителей.
Нарушения санитарных норм при обращении с отходами.
Нарушения санитарно-эпидемиологических норм при эксплуатации зданий, расположенных на территории АЗС.
Владея информацией о приоритетах инспекции и зная положения вышеупомянутых Правил, владелец АЗС может составить подробный и понятный чек-лист для проведения регулярных проверок.
Разработка детальных чек-листов, охватывающих все существенные аспекты деятельности автозаправочной станции, является трудоёмким процессом, требующим значительных временных затрат. Как правило, создание такого документа занимает около полугода, поскольку требует тщательного анализа и формирования чёткой схемы точек контроля. При этом существует риск упустить важные нюансы, которые могут привести к штрафным санкциям впоследствии.
Специфика работы АЗС требует пристального внимания к многочисленным деталям для обеспечения бесперебойной деятельности. Однако руководители АЗС не всегда обладают достаточными ресурсами для постоянного контроля соблюдения всех этих нюансов. Для упрощения внутренних проверок и оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой значительные штрафы, целесообразно использовать удобные чек-листы.
Мобильное приложение для аудита МЕРАСОФТ Чек-лист эффективно решает эту задачу. Внедрение электронных чек-листов позволяет оперативно выявлять и корректировать нарушения, а также проводить регулярные проверки собственными силами без привлечения внешних специалистов.
Приложение МЕРАСОФТ Чек-лист предназначено для проведения проверок качества с использованием мобильных устройств, полностью устраняя необходимость в бумажных документах. Обработка полученных данных осуществляется автоматически, что существенно экономит время и ресурсы.
Результаты проверок преобразуются в понятные отчёты и диаграммы всего за два клика. Руководство получает доступ к актуальной аналитической информации в режиме реального времени.
Автоматизированные уведомления о результатах мобильных проверок оптимизируют взаимодействие между подразделениями, повышая эффективность внутренней коммуникации.
Наша компания «Оптимальные алгоритмы», является владельцем и разработчиком продуктов под торговой маркой «МЕРАСОФТ®» (MERASOFT®) и оптимизирует бизнес-процессы контроля качества для компаний по всей России. Также мы принимаем заказы на индивидуальную разработку мобильных приложений, учитывая специфику бизнеса и пожелания.
Хотите узнать больше о том, как МЕРАСОФТ Чек-лист может улучшить контроль качества в Вашей компании?
Свяжитесь с нами прямо сейчас, и наши специалисты помогут Вам подобрать оптимальное решение для Вашего бизнеса!