Налоговый регистр по НДФЛ в 2025 году

С 1 января 2025 года в российском налоговом законодательстве произошли существенные изменения, особенно касающиеся налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Эти нововведения затронули как прогрессивную шкалу налогообложения, так и правила ведения налоговых регистров.

Регистр налогового учёта по НДФЛ представляет собой документ, в котором последовательно и в хронологическом порядке фиксируются данные о работнике за отчётный (налоговый) период. Он предназначен для систематизации информации о доходах, получаемых физическими лицами от организации (например, заработной плате), а также об удержанных и перечисленных в бюджет налогах. Составление таких регистров является основой для проверки корректности начисления и перечисления НДФЛ.

Общие требования по разработке налогового регистра для расчёта НДФЛ

При разработке регистра налогового учёта по НДФЛ необходимо учитывать следующие требования:

Необходимые сведения: с 2025 года регистр обязан содержать:

• Данные, позволяющие идентифицировать физическое лицо;
• Информацию о статусе налогового резидентства;
• Виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• Суммы и даты выплаты доходов;
• Ставку налога (с учётом новой шкалы ставок НДФЛ с 2025 года);
• Суммы исчисленного и удержанного налога, а также даты удержания.

Для удобства учёта статуса резидентства/нерезидентства физических лиц в регистрах можно предусмотреть отдельные поля или таблицу с указанием статуса по месяцам. Поскольку форма регистра в 2025 году не утверждена, налогоплательщик имеет право добавить дополнительные поля, графы и таблицы в соответствии с потребностями.

Период ведения: регистр ведётся на протяжении всего года для каждого работника.
Определение формы: форма и образец регистра налогового учёта по НДФЛ должны быть определены учётной политикой организации.

Ответственность за отсутствие регистра: в случае проведения налоговой проверки, если регистры налогового учёта по НДФЛ не будут предоставлены, организация может быть оштрафована: на 10 000 рублей за отсутствие ведения регистра в течение календарного года и на 30 000 рублей за отсутствие оформления регистра в течение нескольких лет (ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты для ведения регистра налогового учёта по НДФЛ

Для корректного расчёта НДФЛ бухгалтер предприятия обязан точно знать правила ведения налоговых регистров.

Основная цель такого учёта - формирование данных, необходимых для точного и своевременного заполнения справки о доходах физического лица. В бланке регистра налогового учёта по НДФЛ должны быть отражены следующие реквизиты:

Информация о налоговом агенте (организации):

• ИНН и КПП;
• код ИФНС, в которой организация зарегистрирована;
• наименование организации.

Данные о налогоплательщике:

• ИНН;
• Фамилия, имя, отчество;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес проживания в Российской Федерации;

Адрес проживания за рубежом.

Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент):

Физическое лицо признается резидентом Российской Федерации, если его пребывание на территории страны составляет не менее 183 календарных дней в течение 12 последовательных месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Статус налогоплательщика определяет ставку налога, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору - ставкой 30% (за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов).

Важно! С 2025 года вводится прогрессивная шкала налогообложения в зависимости от уровня дохода. Для отдельного учёта доходов, облагаемых по разным ставкам, в регистре по НДФЛ с 2025 года необходимо добавлять дополнительные строки.

Периодичность ведения регистра налогового учета по НДФЛ

Регистр налогового учёта по НДФЛ является важным инструментом для фиксации данных о доходах, облагаемых налогом. Данные в регистре структурируются по видам доходов и вычетов с присвоением соответствующих кодов, установленных приказом ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10 сентября 2015 года.

Например, заработная плата обозначается кодом 2000, а вычет на первого ребенка до 18 лет - кодом 126.

Для каждого сотрудника ведётся отдельный регистр, в котором отражаются все выплаты, независимо от процентной ставки налога (от 13% до 35%). Выплаты с различными ставками отражаются в отдельных разделах документа, подобно системе, используемой в расчёте 6-НДФЛ.

Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ определяется налогоплательщиком самостоятельно. Как правило, регистр заводится ежегодно для каждого сотрудника, позволяя отслеживать доходы и налоговые вычеты как помесячно, так и с начала года в накопительном формате.

Доходы, не подлежащие обложению НДФЛ (например, пособие по беременности и родам), не включаются в регистр.

Доходы с ограничением размера при расчёте НДФЛ также необходимо отражать в реестре для контроля соблюдения лимита. К таким доходам относится материальная помощь, которая не облагается НДФЛ до достижения суммы 4 000 рублей в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Дата получения дохода и сроки уплаты НДФЛ

До 2023 года, датой получения заработной платы считался последний день месяца, за который она была начислена. При этом получение аванса не признавалось доходом, а обязанность по уплате налога возникала в последний день месяца. В случае прекращения трудовых отношений в день, не являющийся последним днём месяца, датой получения заработной платы считался последний день выхода на работу.

Отпускные и пособия по больничным листам облагались НДФЛ в день их выплаты согласно письму Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139. Срок уплаты НДФЛ с отпускных и больничных пособий - не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялись эти выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

С 01 января 2023 года, согласно изменениям, введённым Федеральным законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ, различия в датах получения дохода для разных видов выплат упразднены. Для большинства доходов датой получения является дата выплаты. Исключения сделаны только для отдельных специфических доходов, например, материальной выгоды.

В соответствии с трудовым законодательством (ст. 136 ТК РФ), расчёты с работниками по заработной плате должны производиться не реже чем каждые полмесяца. Изменения означают, что каждая выплата - и аванс, и расчёт - теперь облагается НДФЛ, который удерживается при выплате с предоставлением полагающихся физическому лицу вычетов.

С 01 января 2024 года изменения в законодательстве существенно повлияли на сроки уплаты подоходного налога. В 2024-2025 годах его необходимо уплачивать дважды в месяц:

• до 28 числа, если выплата дохода и удержание налога происходят в период с 1 по 22 число текущего месяца;
• до 5 числа, если удержание происходит в период с 23 по последнее число предыдущего месяца.

Завершающий декабрьский НДФЛ нужно заплатить до последнего рабочего дня года.

Изменения в налоговом регистре по НДФЛ с 1 января 2025 года

В соответствии с изменениями Налогового кодекса Российской Федерации, вступившими в силу с 1 января 2025 года, произошли существенные коррективы в системе налогообложения доходов физических лиц. Для доходов, полученных в результате трудовой деятельности и гражданско-правовых отношений, установлена новая прогрессивная шкала налогообложения.

Система налогообложения предусматривает применение пяти дифференцированных ставок в зависимости от величины совокупного дохода. Каждая последующая ставка применяется к той части дохода, которая превышает установленный для предыдущей ставки лимит:

• 13% - на доходы до 2,4 млн рублей;
• 15% - на доходы от 2,4 млн рублей до 5 млн рублей;
• 18% - на доходы от 5 млн рублей до 20 млн рублей;
• 20% - на доходы от 20 млн рублей до 50 млн рублей;
• 22% - на доходы, превышающие 50 млн рублей.

Данная шкала распространяется как на налоговых резидентов РФ, так и на лиц, не имеющих статус налогового резидента, включая иностранных граждан.

Также с 1 января 2025 года для доходов в виде дивидендов, доходов от продажи имущества (включая акции и доли участия), доходов по операциям с ценными бумагами и цифровыми финансовыми активами установлены следующие ставки НДФЛ:

• Доходы до 2,4 млн рублей облагаются ставкой 13%.
• Доходы свыше 2,4 млн рублей облагаются ставкой 15%.

Указанные налоговые ставки НДФЛ также будут применяться к доходам физических лиц, полученным в виде страховых выплат по договорам страхования, выплат по пенсионному обеспечению, по операциям РЕПО (с ценными бумагами), доходам в виде процентов по вкладам и остаткам на счетах в российских банках.

Для определенных категорий доходов установлена ставка НДФЛ 13% в пределах 5 млн рублей, а превышающая эту сумму часть облагается ставкой 15%. К таким доходам относятся:

• Денежное довольствие и иные дополнительные выплаты, связанные с участием в специальной военной операции (выполнением задач в период СВО), получаемые военнослужащими, мобилизованными, добровольцами, сотрудниками полиции, Росгвардии и др.
• Доходы в виде оплаты труда (денежного довольствия или содержания) лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, а также других территориях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями. Налогообложению по данной категории подлежат суммы, связанные с районным коэффициентом и процентными надбавками за работу (службу) в указанных районах.

Данные изменения в законодательстве направлены на модернизацию системы налогообложения и повышение её социальной справедливости.

Бланк налогового регистра по НДФЛ в 2025 году

Ни Налоговый кодекс Российской Федерации, ни иные правовые акты, а также разъяснения Федеральной налоговой службы или Министерства финансов не устанавливают конкретной формы ведения налогового регистра. Форма налогового регистра разрабатывается налогоплательщиком самостоятельно и утверждается в качестве приложения к учётной политике организации.

В соответствии с требованиями, изложенными в статье, рекомендуется разработать собственный образец заполнения регистра налогового учёта по НДФЛ.

Данный образец должен содержать всю необходимую информацию для точного расчёта НДФЛ в отношении каждого конкретного сотрудника.

Разработанный образец будет служить основой не только для расчёта самого НДФЛ, но и для заполнения расчётной ведомости по НДФЛ (форма 6-НДФЛ).

Образец налогового регистра по НДФЛ в 2025 году

Составление налогового регистра по НДФЛ в 2025 году

В соответствии с требованиями статьи 230 Налогового кодекса РФ, налоговый регистр по НДФЛ должен содержать следующую информацию:

• Информация о физическом лице - плательщике налога (резидент/нерезидент).
• Разделение выплаченных доходов по категориям и величинам с указанием дат фактической выплаты.
• Данные о вычетах и расходах, сгруппированные по кодам выплат, а также наличие льгот.
• Даты удержания (возврата) налога.

Внедрение новых правил предполагает следующие изменения в структуре регистра:

• Разграничение доходов по различным налоговым базам и ставкам.
• Группировка данных о суммах выплат не по месяцам, а по периодам сдачи уведомлений по НДФЛ в ФНС.
• Отражение доходов, освобожденных от налога в пределах лимита, для контроля его исчерпания.

В регистре следует зафиксировать общую сумму доходов, полученных сотрудником на предыдущем месте работы, для справки. При расчёте налоговой базы эту сумму не учитывают. Однако её учёт необходим для определения размера стандартных вычетов, положенных сотруднику на новом месте работы.

Что не подлежит включению в реестр по НДФЛ по новой форме

Согласно обновленной форме, компании не обязаны включать в реестр следующие виды доходов физических лиц:

• Доходы, не облагаемые налогом на доходы физических лиц, за исключением нормируемых расходов.
• Доходы от приобретения имущества.
• Доходы индивидуальных предпринимателей (ИП) и самозанятых граждан.

Важно отметить:

• Налог на доходы физических лиц с доходов от продажи имущества рассчитывается и уплачивается самим налогоплательщиком.
• ИП самостоятельно производят расчёт и уплату НДФЛ.
• Самозанятые граждане не являются плательщиками НДФЛ.

Ведение регистра налогового учёта по НДФЛ в 2025 году

Согласно действующему законодательству, регистр налогового учёта по НДФЛ формируется на один календарный год. Налоговый агент вправе выбирать удобную форму ведения регистра: бумажную или электронную.

Оформление регистра по НДФЛ производится при первом начислении и выплате доходов, сроки которых определены статьей 223 Налогового кодекса РФ.

Неведение налогового регистра влечёт за собой административную ответственность в виде штрафов. В соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ размер штрафа за грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения составляет:

• 10 000 рублей - за отсутствие регистра по НДФЛ;
• 30 000 рублей - за отсутствие регистра по НДФЛ в течение нескольких лет;
• 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей - за отсутствие регистра и занижение налоговой базы.

Отдельная ответственность предусмотрена статьей 126 Налогового кодекса РФ за неподачу регистра по требованию налоговых органов:

• 200 рублей - за каждый документ, не сданный в установленный срок;
• 10 000 рублей - за отказ в предоставлении документов и сведений.

Кроме того, по заявлению ИФНС суд может оштрафовать должностных лиц организации на сумму от 300 до 500 рублей (часть 1 статьи 15.6 КоАП).

С учётом всех изменений в законодательстве, касающихся НДФЛ в 2025 году, ведение налогового регистра становится ещё более сложной и ответственной задачей. Прогрессивная шкала налогообложения, новые сроки уплаты, необходимость детализации доходов по разным ставкам и контроль лимитов - всё это требует от бухгалтера максимальной внимательности и точности.

В связи с этим 1С:ЗУП КОРП становится незаменимым инструментом для каждой организации. Этот программный продукт не просто автоматизирует рутинные операции, но и обеспечивает полную прозрачность и точность в расчёте и уплате НДФЛ, сводя к минимуму риск ошибок и штрафов.

1С:ЗУП КОРП - это не просто программа, а стратегическое вложение в стабильность и безопасность Вашего бизнеса. Обеспечьте себе уверенность в точности налогового учёта и сосредоточьтесь на развитии компании, доверив рутину проверенному решению.

Если у Вас есть вопросы по функционалу 1С:ЗУП КОРП или Вы хотели бы узнать, как программа может быть адаптирована под специфику Вашей организации, свяжитесь с нами!