Инвентаризация в общепите: важные моменты, которые нужно учесть

Управление заведением общественного питания и поддержание его репутации - задача не из лёгких для многих предпринимателей. Владелец ресторана, кафе или бара обязан следить за работой персонала, соблюдать установленные стандарты, контролировать деятельность поваров и бережно сохранять уникальную атмосферу своего заведения.

Кухня является сердцем общепита. Ресторатор всегда должен быть в курсе наличия и количества продуктов в своём распоряжении. Это важно для гарантии, что заведение сможет предложить гостям все блюда, указанные в меню. Без надлежащего контроля за кухней успешное управление рестораном становится невозможным.

Следует отметить, что одной из частых причин регулярного проведения инвентаризации являются проверки со стороны контролирующих органов и смена руководства.

Таким образом, инвентаризация представляет собой процесс проверки наличия имущества заведения общественного питания на конкретную дату с целью сопоставления данных учёта с фактическими результатами. Хотя это сложная и организационно затратная процедура, при грамотном подходе она может стать ценным инструментом для наведения порядка, в отличие от формального исполнения.

Виды инвентаризации

Инвентаризация может быть полной или частичной. Полная инвентаризация означает, что происходит пересчёт всех запасов товаров, хозяйственных принадлежностей, инвентаря, а также кухонного и барного оборудования, инструментов и посуды. Такие мероприятия проводятся в сроки, устанавливаемые руководством организации. Полная инвентаризация часто требуется при составлении годовых отчётов или смене материально ответственных лиц.

Следует отметить, что инвентаризация позволяет выявить различные расхождения, такие как недостача, излишки и пересортица. Недостача возникает, когда фактическое количество товаров меньше, чем указано в учётной системе. Излишек появляется, когда на самом деле запасов больше, чем зафиксировано. Пересортица наблюдается, когда избыток одного товара может компенсировать нехватку похожего. Это часто встречается с товарами вроде соков, соусов, масел или зелени.

Частичная инвентаризация, известная также как оперативная, предполагает быструю проверку работы сотрудников и выявление недостачи. Это делается для пересчёта специфических групп товаров, таких как высококачественные или дорогие предметы, которые часто подвержены злоупотреблениям и кражам.

Ещё инвентаризация делится на плановую и внеплановую. Первая осуществляется с определенной регулярностью:

• ежемесячно. Это касается продуктов, средств бытовой химии и других хозяйственных товаров, используемых в заведении.
• еженедельно. Предметом контроля являются запасы продуктов.
• ежедневно. Проверяются остатки алкоголя в баре после завершения смены. Из-за высокой трудоёмкости такая инвентаризация проводится нечасто.

Что касается внеплановой инвентаризации, её можно провести в любое время без предварительного уведомления, к примеру, если есть подозрения о краже среди сотрудников. Во время внеплановой проверки могут проверяться как общие остатки, так и отдельные наименования - всё зависит от поставленных задач.

Следует отметить, что для того чтобы инвентаризация корректно отражала сопоставление данных учёта с фактически имеющимися товарами на складе и на кухне, а также могла проходить без нарушения производственного процесса, необходимо внедрить единую систему учёта.

Инвентаризация в сфере общественного питания способствует:

• Налаживанию корректного учёта.
• Выявлению различий между реальным количеством продуктов, товаров и расходных материалов и данными в учётной системе.
• Оптимизации бизнес-процессов.
• Предотвращению краж.
• Оценке действительной суммы чистой прибыли.

Разногласия могут возникать, когда работники фиксируют в системе меньше или больше товаров, чем было получено от поставщиков, либо дублируют записи. Ошибки в технологических картах приводят к неправильному списанию ингредиентов для приготовления блюд в учётной системе. Также могут быть выброшены испорченные продукты, или выданы уборщику химикаты, при этом забывая обновить информацию в системе. Несколько сотрудников могут намеренно не делать соответствующие записи, скрывая разбитые бутылки алкоголя или сгоревшие блюда. Проведение инвентаризации позволит выявить все недочёты в работе заведения.

Как проходит инвентаризация в общепите

Для успешного проведения инвентаризации необходимо тщательно подготовиться: учесть все приходные и расходные документы, выпуск продукции, списания и перемещения. Важно пересмотреть технико-технологические карты для блюд кухни и бара, а также проверить всю сопроводительную документацию. Нужно выбрать метод учёта полуфабрикатов, подготовить инвентаризационные описи с наименованием продуктов, единицами измерения и пустыми строками для количества (если результаты будут фиксироваться на бумаге). Не забудьте учесть продукты, используемые для питания персонала.

Следует отметить, что перед началом инвентаризации необходимо внести все приходные и расходные накладные, а также списки всех товаров, которые подлежат списанию.

Подготовьте:

• Технико-технологические карты, утверждённые ответственными работниками;
• Договоры материальной ответственности с сотрудниками кухни, бара, склада и административно-хозяйственной службы;
• Актуальные данные о запасах в системе учёта;
• Утверждённые схемы поступления материальных ценностей на предприятие.

Назначенные сотрудники должны постоянно нести ответственность за сохранность продуктов и расходных материалов. Если у заведения есть несколько складов, за каждый из них должен отвечать отдельный работник, а ответственность должна быть должным образом оформлена в документах.

Следует отметить, что одна из самых распространённых ошибок рестораторов - это считать любое небольшое помещение, где хранятся товары, складом. Однако складом следует называть только то закрываемое на ключ помещение, которое закреплено за материально ответственным лицом.

После установки даты инвентаризации необходимо уведомить весь состав сотрудников о предстоящем событии. Если инвентаризация плановая, то информация должна быть доступна всем. Обычно это фиксируется в приказе. Также важно создать рабочую группу, состав которой не должен включать материально ответственных лиц. Это нужно для того, чтобы избежать конфликта интересов, и при проверке сетей заведений сотрудников одной точки отправлять на проверку в другую.

Следует отметить, что если результаты инвентаризации планируется использовать для возмещения убытков или для бухгалтерских отчётов, полезно привлечь независимого эксперта.

Многие заведения общественного питания проводят инвентаризации без следования всем необходимым формальностям, полагаясь на одного работника - повара, технолога или бухгалтера. Однако без соблюдения всех правил такая проверка может оказаться бесполезной. Чтобы избежать ошибок, рекомендуется проводить ежемесячную инвентаризацию с участием как минимум двух сотрудников.

Для правильного проведения инвентаризации необходимо соблюдать определённые правила:

1. Подсчёт следует начинать только по окончании смены, когда все заказы закрыты и расчёты по столам завершены. В противном случае могут возникнуть ошибки в учёте продуктов. В случае работы заведения в круглосуточном режиме, инвентаризацию начинают после формирования Z-отчёта на кассе.
2. Каждое хранилище и склад проверяются отдельно. Сначала инвентаризируются основные продукты на кухне и алкогольные напитки в баре, затем следующие поочерёдно - склад расходных материалов и другие места хранения.
3. Во время инвентаризации перемещать продукты и расходные материалы запрещается.
4. Изделия и материалы подсчитываются по порядку с последующим отражением результатов в бумажной или электронной форме.
5. Подсчёт должен осуществляться в тех же единицах измерения, которые используются в учётной системе.
6. По завершении всех подсчётов отчёты должны подписать все участники и материально ответственные лица.

Имеются также особенности учёта некоторых продуктов. Например, готовые блюда, полуфабрикаты, сырьё и заготовки учитываются отдельно, поскольку они имеют различные позиции в учете. Проверяющие должны внимательно следить за правильностью их учёта.

Необходимо уделить особое внимание продуктам, которые имеют разный уровень отходов в зависимости от времени года. К примеру, у картошки весной образуется больше отходов, чем осенью. Игнорирование этого факта может привести к несоответствию в расчётах. Ознакомьтесь с данными о потерях продукта, представленными в техкартах. Технические карты для сезонных продуктов следует обновлять несколько раз в год.

Организациям, которые предлагают множество позиций на доставку или навынос, нужно тщательно учитывать расходные материалы, так как это влияет на аутентичность себестоимости. В результате управленческие отчёты будут более точными и объективными. Для правильного списания упаковки важно включать её в калькуляцию таких позиций и контролировать, как сотрудники фиксируют продажи - в зале или на вынос.

Что касается алкоголя, его учёт зависит от способа регистрации - в литрах или единицах. Если применяется литровый учёт, каждую открытую бутылку нужно переливать в специальные мерники, чтобы точно отслеживать остатки.

Что может показать инвентаризация

Небольшие расхождения в сфере общественного питания считаются нормальными. Это особенно актуально в первые месяцы работы заведения, когда процессы ещё не полностью отлажены - фактические затраты на продукты могут отличаться от указанных в технологических картах.

Следует отметить, что допустимый уровень избытка и недостачи составляет 3% от месячной выручки. Значительные расхождения указывают на наличие серьёзных проблем в заведении.

Несколько типичных ошибок, которые могут быть выявлены во время инвентаризации:

• Различия в единицах учёта. Товар поступает в упаковках, однако на складе его считают поштучно.
• Повторяющиеся наименования - дубли. В технологических картах могут встречаться записи «замороженные креветки», а на складе они могут быть названы «креветки замороженные».
• Нарушения в технологии приготовления со стороны поваров и барменов. Отказ от соблюдения рецептов, некорректное деление норм или работа вне технологических карт.
• Избыток товаров на складе. Лучше закупать меньше, но чаще, так как «замороженные» средства негативно отражаются на прибыли.
• Ошибки в технологических картах. Если по одним и тем же позициям часто наблюдаются расхождения, следует проверить расчёты ингредиентов.
• Кража. Регулярные внезапные проверки остатков продуктов для популярных блюд помогут предотвратить эту проблему.

Если подойти к учёту грамотно, компания сможет увеличить свою эффективность и доходы, а у сотрудников не останется шансов для злоупотреблений.

Что делать с выявленными несоответствиями? Наилучшим решением будет:

1. Списать недостачи товаров и расходных материалов из системы. Если недостача возникла из-за кражи и «виновный» установлен, возможно требовать компенсации убытков. Ключевым моментом является проведение инвентаризации по согласованным правилам. В противном случае правонарушитель может оспорить законность претензий в суде. Однако чаще всего ситуация не доходит до суда, поскольку виновного просто увольняют.
2. Отразить излишние запасы в учётной системе (если учёт велся на бумаге). Следует помнить, что излишки могут быть вызваны не только ошибками, но и возможными кражами. Некоторые сотрудники могут использовать более дешевую продукцию, не пробивая её через кассу и пополняя собственный карман.
3. Провести уравновешивание расхождений между схожими товарами. Различия могут возникнуть из-за некорректной сортировки, например, когда вместо одного продукта в систему записывают другой. Для решения проблемы необходимо одновременно списывать излишки и добавлять недостачи, однако важно, чтобы за обеими позициями отвечало одно и то же материально ответственное лицо.
4. Устранить дублирующиеся позиции. Дубли возникают, когда один и тот же товар заносится в систему под несколькими наименованиями, что искажает данные.

Следует отметить, что недостаток в учёте — это проблема, которая требует внимательного анализа. Если не удалось установить виновного, тогда убытки распределяются между материально ответственными лицами (поварами, администраторами, официантами, барменами).

Чтобы исправить ошибки в процессе инвентаризации, необходимо:

1. Сформировать перечень товаров, по которым имеются несоответствия.
2. Сравнить товарные накладные от поставщиков с данными в системе за определенный период.
3. Проверить технологические карты, чтобы определить, где расходуются указанные продукты.
4. Контролировать процесс приготовления блюд и напитков, чтобы гарантировать, что рецептура соблюдается.
5. Регулярно проводить такие сверки на протяжении некоторого времени. Если технологические карты содержат ошибки, они требуют корректировки.
6. Оценить работу нового персонала. Возможно, именно новички допускают ошибки, приводящие к расхождениям.
7. Создать чек-листы для всех этапов, связанных с приемом, перемещением и списанием продуктов и расходных материалов. Обеспечить их доступность для сотрудников.
8. Разработать контрольные точки для различных процессов. Например, все накладные от поставщиков должны храниться в одной папке. После ввода данных в систему их следует передавать бухгалтеру. Если документы остаются в папке более трех дней, необходимо выяснить причины задержки.

Чтобы предотвратить хищения со стороны сотрудников, необходимо перед каждым заказом товаров сверять данные в системе и физическое наличие на складе. Это позволит сразу выявить расхождения и быстро определить виновных. Явно заметно, когда с определённым товаром не было продаж, а он отсутствует в наличии. Важно удостовериться, что действительно не хватает продукции, а не то, что она просто на другом складе или полке.

Следует отметить, что анализ продаж способен показать, что бармен наливает клиентам дешевый алкоголь, присваивая себе разницу в выручке. Например, продажи на сменах разных барменов, работающих в одни и те же дни, могут значительно различаться.

Чтобы избежать возможных хищений и излишнего запаса на складе, нужно определить оптимальную частоту заказов на необходимые товары.

При проведении инвентаризации важно помнить её основную цель. Она предоставляет возможность улучшить прибыльность и сократить расходы в заведениях общественного питания, где до 30% всех затрат составляют расходы на себестоимость. Здесь необходимо тщательно анализировать данные и контролировать ключевые показатели.

В себестоимости существует термин «движение товара», который включает в себя следующую последовательность действий:

• размещение заказа на товар;
• поступление товара на склад;
• организация размещения и хранения;
• перемещение товаров между производственными участками;
• обработка товара для получения готового продукта;
• реализация продукта через кассовый аппарат;
• списание товаров по истечении срока годности и их утилизация.

Инвентаризация позволяет отслеживать движение товаров в общепите. Хотя процесс проверки может быть утомительным, он крайне важен для финансовой устойчивости любого бизнеса. С её помощью можно избежать множества проблем, связанных с оптимизацией затрат, а результаты инвентаризации напрямую влияют на выручку и прибыль.

При проведении инвентаризации фиксируются актуальные данные о наличии товара, что отражает его текущее состояние. Эти сведения заносятся в учётную программу и сопоставляются с уже имеющимися данными о движении товаров. Рекомендуется проводить плановые инвентаризации еженедельно для основных продуктов и ежемесячно для остальных, а внеплановые проверки проводить как можно чаще. Эффект неожиданности хорошо стимулирует сотрудников, поэтому важно помнить о необходимости анализа расхождений, который является основной задачей управляющего. Систему следует организовать один раз, обучить персонал и поддерживать этот процесс на регулярной основе.

Рекомендации для эффективной инвентаризации

Систематизация и стандартизация

Для достижения высокой эффективности инвентаризации необходимо разработать ясную систему сбора информации и установить стандарты проведения учёта. Это позволит избежать ошибок и упущений, а также упростит анализ полученных данных.

Первым шагом следует заняться унификацией ассортиментной номенклатуры. Это устранит необходимость искать различные названия одного и того же товара.

Дополнительно рекомендуется сократить количество позиций в ассортименте, что облегчит отслеживание оборота каждого отдельного продукта.

Регулярность

Проведение инвентаризации на регулярной основе способствует поддержанию актуальности информации о товарных запасах на складе. Рекомендуется осуществлять инвентаризацию как минимум раз в неделю или в месяц, в зависимости от объема товара и специфики работы заведения.

Обучение персонала

Обучение сотрудников правильному выполнению инвентаризации и использованию программного обеспечения имеет огромное значение. Профессионально подготовленный персонал сможет более эффективно выполнять задачи и снижать количество ошибок.

Работники должны понимать:

• как функционируют накладные,
• какое влияние имеют излишки и недостачи,
• по каким причинам можно списывать продукты,
• какие последствия могут возникнуть из-за ошибок при проведении инвентаризации и так далее.

Такой организованный подход сделает процесс инвентаризации более удобным для всех участников, поскольку сотрудники будут осознавать общую цель и риски, связанные с ошибками.

Удобное время

Выбор подходящего времени для выполнения инвентаризации также имеет важное значение. Оптимально проводить её в периоды наименьшей загруженности заведения, например, после закрытия или в выходные дни.

Чтобы сопоставить итоги инвентаризации с другими финансовыми показателями заведения, рекомендуется осуществлять её в конце месяца. Это позволит более чётко выявлять тенденции и подготовить полноценную отчётность к первому числу.

Система мотивации

Для повышения ответственности работников и эффективного контроля над проведением инвентаризации рекомендуется внедрить систему поощрений. К примеру, можно установить бонусы за точность в подсчётах и осуществлять мониторинг результатов работы каждого сотрудника.

Автоматизация

Для повышения эффективности процесса инвентаризации рекомендуется воспользоваться специализированные программы учёта. Например, можно использовать приложение МЕРАСОФТ Чек-лист.

Все ключевые моменты и детали можно занести в чек-лист, после чего регулярно проводить проверки на его основании. При обнаружении нарушений можно сразу ставить задачи для их исправления. Такой подход упростит сбор информации, снижает риск ошибок и экономит время на анализ данных.

Контроль результатов и анализ данных

После завершения инвентаризации необходимо проанализировать полученные данные и выявить возможные несоответствия. Это поможет оперативно установить причины убытков и предпринять шаги для их предотвращения в будущем.

Сначала следует составить акт, в котором будут отражены основные результаты инвентаризации.

Кроме того, можно разработать дополнительные внутренние документы, которые подробно описывают план действий по каждой выявленной проблеме: оптимизация или увеличение закупок, корректировка товарно-транспортной накладной, замена позиций в меню и так далее.

Инвентаризация является важным элементом эффективного управления запасами и финансовым контролем в сфере общественного питания. Соблюдение данных рекомендаций поможет усовершенствовать процесс инвентаризации и улучшить финансовое положение Вашего заведения.

Электронный чек-лист и мобильный аудит - лучший метод проверки качества в организации!

Приложение МЕРАСОФТ Чек-лист служит для сбора данных проверок на мобильных устройствах, полностью исключая бумажные носители. Обработка данных не требует ручного занесения в файлы Excel, экономит время и трудозатраты. Данные проверок преобразуются в отчёты и диаграммы с помощью двух кликов. Руководство получает аналитику в режиме реального времени. Автоматизированные рассылки результатов мобильных проверок упрощают работу подразделений и внутренние коммуникации.

Идя в ногу со временем, наша компания развивает программные продукты МЕРАСОФТ для мобильных устройств и электронных чек-листов.

Также мы принимаем заказы на индивидуальную разработку мобильных приложений.