Подготовка к проверкам Трудовой инспекции в 2024 году

Трудовая инспекция имеет право проводить проверки у работодателей на предмет соблюдения прав работников и выполнения норм трудового законодательства. В случае обнаружения нарушений работодателю может грозить штраф или временная приостановка деятельности компании.

В этой статье мы кратко рассмотрим ключевые моменты, связанные с проведением таких проверок, а также расскажем об изменениях и дополнениях в 2024 году: что именно проверяет трудовая инспекция, как проходят проверки и как к ним подготовиться, чтобы избежать штрафных санкций и других негативных последствий.

Что проверяет Трудовая инспекция?

Государственная инспекция труда осуществляет контроль за соблюдением норм Трудового кодекса и правил охраны труда. Она проверяет правильность оформления документов в компании, своевременность выплаты заработной платы и условия труда сотрудников.

Существуют различные типы проверок:

• Документарная проверка. В этом случае инспектор запрашивает необходимые документы дистанционно. Работодатель должен предоставить документы по электронной почте, обычной почтой, через курьера или лично доставить их в инспекцию. На выполнение этого требования отводится 10 рабочих дней. Предоставление оригиналов не является обязательным - достаточно заверенных копий с подписью руководителя или уполномоченного лица компании.
• Выездная проверка. При выездной проверке инспекторы прибывают на место лично. Например, если на работодателя поступила жалоба о задержке заработной платы и отсутствии специальной одежды и средств индивидуальной защиты на предприятии по производству, инспекторы проведут проверку на месте. Они осмотрят документацию и оценят условия труда.
• Плановая проверка. Роструд регулярно публикует планы проверок. Плановые проверки проводятся в зависимости от категории риска, к которой принадлежит компания. Чем выше категория риска работодателя, тем чаще проводятся проверки.

До 2030 года плановые проверки затрагивают только компании, отнесённые к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска.

• Внеплановая проверка. Проводится, когда поступает жалоба от сотрудника на условия труда или если работодатель не устранил нарушения после истечения срока предписания. Это означает, что Трудовая инспекция уже проводила проверку, выявила нарушения и потребовала их устранения, но работодатель не выполнил эти требования. В 2024 году внеплановые проверки проводятся только при угрозе жизни или здоровью работников, либо при наличии индикаторов риска, которые указывают на возможные нарушения закона работодателем. Для проведения такой проверки необходимо согласие прокуратуры. Инспекторы могут инициировать проверку, если на производстве участились несчастные случаи или компания не проводит специальную оценку условий труда. В 2024 году список критериев для внеплановых проверок расширился: теперь причиной проверки могут стать зарплаты ниже МРОТ и снижение отчислений в Социальный фонд более чем на 50% без кадровых изменений.
• Профилактический визит. Во время такого визита инспектор не оформляет протоколы о нарушениях административного характера, так как основная цель мероприятия - выявление проблем у работодателя и оказание помощи в их решении. Если у работодателя возникают вопросы по трудовому законодательству, он имеет возможность самостоятельно инициировать профилактический визит, обратившись в инспекцию труда в своём регионе.

Трудовая инспекция осуществляет проверку следующих документов:

• Учредительные документы: приказы о назначении руководителя, протоколы об избрании единоличного исполнителя и другие.
• Локальные акты: все нормативные акты работодателя, включая коллективные договоры и соглашения.
• Штатное расписание и приказы об утверждении его.
• Документы о трудовых отношениях: приказы о переводах, перемещениях, приёме на работу и т.д.
• Документы по трудоустройству: трудовые договоры, служебные контракты и другие документы.
• Документы по учёту рабочего времени и отпускам: графики отпусков, уведомления, заявления и пр.
• Зарплатные документы.
• Документы по охране труда: результаты оценки условий труда, программы и инструкции.
• Персональные данные: положение, согласия на обработку и политика защиты персональных данных.
• Документы по материальной ответственности, регулированию труда и дисциплине.

Таким образом, важно иметь все необходимые документы в соответствующем порядке для успешного прохождения проверки Трудовой инспекцией.

Наиболее частые нарушения в сфере трудовых отношений:

1. Опоздание с выплатой зарплаты. Работодатель должен регулярно и своевременно выплачивать зарплату сотрудникам, минимум дважды в месяц, и предоставлять расчётные листки.
2. Неполный пакет документов. Неправильное оформление документов на всех этапах взаимодействия с сотрудниками, включая приём на работу и увольнение, является нарушением трудового законодательства.
3. Неиндексирование зарплаты. Работодатель обязан периодически индексировать зарплаты сотрудников в соответствии с местными нормативными актами.
4. Отсутствие графика отпусков. Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, и его график должен быть чётко определён.
5. Неполный расчёт при увольнении. При увольнении работодатель обязан предоставить все необходимые документы и полностью рассчитать сотрудника.

Эти нарушения могут повлечь за собой административные штрафы и другие юридические последствия, поэтому важно соблюдать законодательство и осуществлять правильное управление персоналом.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

1. Подготовка необходимых документов: Перед проверкой Трудовой инспекции важно подготовить все необходимые документы и правильность их составления. Это удобно делать по чек-листам
2. Проверка удостоверений и приказа о проверке: Обязательно проверьте удостоверения сотрудников инспекции и приказ о проведении проверки, чтобы убедиться в законности и целях проверки, а также в правах и обязанностях сотрудников Роструда.
3. Предоставление информации и доступ для осмотра: Предоставьте всю необходимую информацию и обеспечьте доступ для осмотра техники, зданий и товаров. Важно не создавать препятствий для инспекторов и сотрудничать с ними в процессе проверки.
4. Присутствие и привлечение к проверке руководителей: Присутствуйте лично во время проверки и привлеките руководителей соответствующих отделов. Это поможет обеспечить эффективное взаимодействие и решение возникших вопросов на месте.
5. Соблюдение сроков и правил продления проверки: Следите за сроками, установленными для проведения проверки. В случае необходимости продления проверки, убедитесь в наличии копии решения о продлении от руководства Роструда.
6. Избегание платежей за экспертизу: Не оплачивайте за проведение экспертизы товаров или услуг инспекторами Роструда, так как эти расходы должны быть покрыты государством.
7. Проверка акта по итогам проверки: Проверьте акт, составленный по итогам проверки, на предмет его правильности и полноты перед его подписанием.

Для того чтобы избежать наложения штрафов и обеспечить отсутствие нарушений на Вашем предприятии, рекомендуется внедрить систему регулярного мониторинга. Однако контроль соблюдения всех требований вручную чрезвычайно трудоёмок и не всегда гарантирует достоверные результаты из-за человеческого фактора.

В таких случаях эффективным решением может стать использование сервиса мобильного аудита МЕРАСОФТ Чек-лист, разработанного нашей компанией ООО «Оптимальные алгоритмы». Внедрение мобильного аудита не только упрощает процесс проверок, но и повышает надёжность и точность результатов. Это особенно важно в условиях строгих требований и регулярных проверок со стороны Трудовой инспекции.

Кроме того, наша компания предлагает индивидуальные решения в области разработки мобильных приложений под специфику Вашего бизнеса, обеспечивая высокое качество и профессиональный подход в каждом проекте.

С нами Ваш бизнес будет под надёжной защитой и готов к любым проверкам.