Преимущества автоматизации бизнеса

Если Вы задумываетесь о внедрении автоматизации в свой бизнес, то некоторые из «плюсов» Вам уже известны. Однако, если Вы ещё не приняли окончательного решения относительно этого шага, возможно, список преимуществ поможет Вам обосновать выбор в пользу автоматизации.

Если что-то помогает бизнесу сократить расходы, это также дает возможность увеличить прибыль. Или если компания способна быстрее включить сотрудника в рабочий процесс, то, вероятно, она быстрее получит от него пользу.

В статье мы решили систематизировать преимущества, чтобы рассмотреть их с различных ракурсов.

Оптимизация

Единая точка ввода данных

В разноплановой автоматизации бизнес-процессов, когда функции автоматизируются различными онлайн-сервисами, продуктами 1С или таблицами Excel, часто возникает дублирование информации в разных системах. Иногда компании вынуждены нанимать сотрудников для контроля за целостностью данных в различных системах.

Одним из преимуществ автоматизации является создание единой точки ввода данных. Это означает, что информация вводится лишь однократно и в одном месте.

Уменьшение вероятности человеческих ошибок

Единая точка ввода данных исключает необходимость повторного ввода одной и той же информации в различные учётные системы, что снижает вероятность возникновения ручных ошибок.

Кроме того, качественная автоматизация позволяет контролировать диапазон данных, которые могут быть введены сотрудниками.

Например, в таблице Excel можно допустить ошибку, которую можно обнаружить только при формировании отчётов, если не настроены специальные макросы для проверки. В то время как учётная система позволяет задать ограничения на ввод данных, обеспечивая только корректную информацию.

Минимизация влияния «фактора человека»

При внедрении автоматизации знания сотрудников интегрируются в описанные бизнес-процессы, которые затем переносятся в сконфигурированную учётную систему.

Теперь в организации нет необходимости в отдельном продавце, который знал бы контакты всех клиентов, или в уникальном закупщике, способном эффективно планировать поставки. Эти функции теперь автоматизированы, что упрощает адаптацию новых сотрудников к рабочему процессу.

Улучшение контроля

Качественная автоматизация способствует усилению контроля над бизнесом со стороны менеджмента и владельца предприятия.

Улучшается эффективность взыскания дебиторской задолженности и повышается уровень управления финансами.

Благодаря знаниям о контрактах и заказах, а также о сроках оплаты со стороны клиентов, в учётной системе возможно ограничить поставки тем клиентам, которые находятся в долге, или согласовать условия с ними в соответствии с особыми требованиями.

Система отчётности позволяет анализировать задолженность по срокам платежей, оптимизировать процесс работы с ней и внедрять системы стимулирования для продавцов, учитывающие объём задолженности.

Появляется доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Благодаря оперативному и точному отображению всех операций в информационной системе, возникают данные для анализа в различных аспектах. Это могут быть финансовые результаты по различным направлениям деятельности, проектам или видам продукции. Руководство получает возможность принимать оперативные решения, не дожидаясь окончания отчётного периода в бухгалтерии.

Ускорение процесса получения управленческой отчётности.

Благодаря наличию достоверных данных в системе, мы можем получать первичные управленческие отчёты значительно быстрее.

Обеспечение прослеживаемости.

В учётной системе сохраняется информация о выполнении заказов и производстве каждой партии продукции. Это включает данные о используемых комплектующих, проведенных технологических операциях и сотрудниках, занимавшихся их выполнением.

Прослеживаемость позволяет оперативно реагировать на возможные претензии или отклонения в качестве продукции.

Путем определения серии и номера партии продукции можно быстро выявить причины возможных проблем, провести анализ качества и предпринять необходимые меры, такие как изъятие всей серии продукции или корректировка производственного процесса.

Стандартизация

Правильное внедрение проекта автоматизации всегда ведёт к стандартизации в компании, начиная с тщательного обследования и документирования бизнес-процессов.

Упорядочивание и обновление справочников и классификаторов.

Многие организации сталкиваются с проблемой хаоса в справочниках номенклатуры, контрагентов или партнёров из-за отсутствия единых правил для создания и управления данными. Сотрудники вносят информацию по-разному, что приводит к возникновению дубликатов.

Установление регламента для ведения нормативно-справочной информации является важной частью проекта автоматизации.

Установка строго определенных процессов.

В рамках внедрения учётной системы можно установить стандартизированные процессы в компании. Это означает, что сотрудники будут обязаны следовать установленным правилам, избегая отклонений и обеспечивая контроль над процессом.

Улучшение управляемости процессов.

При наличии процесса в системе с известными участниками и этапами возможно контролировать его ход, анализировать промежуточные результаты и осуществлять управление им.

Закрепление условий менеджментом.

Прежде всего, речь идет об условиях продаж: установке цен, предоставлении скидок и других аспектах.

В результате автоматизации сотрудникам лишается возможность «импровизировать» на рабочем месте: продавать товары по произвольным ценам, предлагать клиентам бонусы без предварительного согласования с руководством.

Также это касается условий выбора поставщиков, оформления заказов, резервирования товаров и прочего. С автоматизацией управления компанией бизнес получает возможность установить чёткие правила.

Упрощение процесса введения нового сотрудника.

Благодаря документам, где описаны роли пользователей, и инструкциям по работе с учётной системой, процесс введения нового сотрудника на рабочее место становится более простым.

В первый рабочий день сотрудник может изучить инструкции и правила и немедленно приступить к выполнению задач. Стандартная практика, когда новичка обучают коллеги на свое усмотрение и основе собственного опыта, оказывается неэффективной. Каждое новое поколение сотрудников искажает передаваемые знания, так как опытные работники передают лишь то, что знают сами и что считают важным.

Снижение затрат

После внедрения автоматизации в бизнес-процессы компания эффективно управляет расходами, что ведёт к их снижению.

Минимизация простоев в производстве.

Эффективный контроль за наличием необходимых запасов в нужное время позволяет уменьшить простои производства. Система автоматически определяет, какие запасы нужно пополнить на основе текущих заказов клиентов, состояния складов и времени поставок, обеспечивая бесперебойную деятельность.

Более того, планирование производственного процесса также способствует сокращению простоев.

Выявление и предотвращение финансовых утечек.

В ходе процесса автоматизации часто выявляются скрытые схемы финансовых махинаций уже на этапе аудита. Сотрудники, причастные к таким схемам, избегают детализации в ходе интервью, опасаясь, что после автоматизации их бизнес-процессов они потеряют возможность манипулировать ситуацией в свою пользу.

Оптимизация затрат на логистику и хранение ТМЦ

С помощью эффективно настроенной системы логистики, управления поставками от производителей до клиентов, интеграции с логистическими компаниями и управления складскими процессами можно снизить затраты на доставку и хранение товарно-материальных ценностей на складах, уменьшив количество замороженных средств в запасах.

Повышение эффективности складских операций и снижение их стоимости

Информационные системы позволяют оптимизировать управление складскими процессами - находить оптимальные места для размещения товаров, сокращать время на поиск и сборку заказов, а также проводить оперативные и точные инвентаризации.

Сокращение затрат на оплату труда

Хотя мы не призываем к массовым сокращениям после внедрения автоматизации, часто бывает так, что автоматизированный функционал полностью замещает определенные рабочие обязанности.

Например, сотрудников, занятых вручную дублирующих данные в различных учётных системах и контролирующих их целостность. После завершения автоматизационного проекта потребность в таких работниках отпадает - если нет возможности их переобучить и назначить на другие задачи, возникает необходимость в их увольнении. Это, в свою очередь, приводит к сокращению затрат на оплату труда в организации.

Рост продаж

Автоматизация оказывает воздействие на увеличение объёмов продаж как напрямую, так и косвенно.

Повышение среднего чека в рознице.

Увеличение среднего чека становится возможным благодаря использованию апсейлов в системе автоматизации розничной торговли. Это включает в себя предложение сопутствующих товаров, акций и скидок, стимулирующих клиента приобрести дополнительные товары.

Повышение конверсии лидов и сделок с помощью управления ходом сделки в CRM-системе.

Внедрение CRM-системы является примером автоматизации продаж, который способствует более эффективному отслеживанию конверсии лидов и сделок, а также управлению действиями продавцов для достижения поставленных целей.

Повышение прозрачности продаж.

Прозрачность продаж можно увеличить путем интеграции информационной системы с телефонией, электронной почтой, мессенджерами и другими каналами коммуникаций. Автоматизация также позволяет собирать информацию о лидах, контактах с клиентами и взаимодействии с ними в рамках единой системы.

Таким образом, мы повышаем прозрачность взаимодействия с потенциальным клиентом. При смене менеджера компания не столкнется с отсутствием каких-либо данных о клиенте или сделке, поскольку вся переписка по электронной почте, коммерческие предложения, контакты - все сохраняется внутри одной информационной системы.

Возможно, данный список преимуществ автоматизации бизнеса не является исчерпывающим. Вам представили чек-лист, который поможет Вам расширить ожидания от внедрения новой системы управления и учёта в компании, дополнить бизнес-цели и принять решение о реализации проекта или о его отсрочке.

Все вышеперечисленные преимущества автоматизации - это лишь верхушка айсберга. Чтобы по-настоящему ощутить мощь современных технологий и вывести свой бизнес на новый уровень, необходимо обеспечить мобильность и гибкость работы сотрудников.

И здесь на помощь приходит мобильная разработка на платформе 1С:Предприятие от МЕРАСОФТ!

МЕРАСОФТ Чек-лист - это Ваш незаменимый инструмент для проведения аудитов, инспекций и проверок непосредственно на объекте. Забудьте о бумажных носителях, ручном вводе данных и долгих часах обработки результатов!

Представьте:

• Ваши аудиторы проводят проверки на складе, фиксируя результаты непосредственно в мобильном приложении, прикрепляя фотографии выявленных дефектов.
• Инженеры на производстве оперативно заполняют чек-листы технического обслуживания оборудования, обеспечивая своевременное выявление и устранение неисправностей.
• Менеджеры по продажам проводят опросы клиентов прямо на месте, получая мгновенную обратную связь и улучшая качество обслуживания.

Наше приложение для мобильного аудита МЕРАСОФТ Чек-лист - это инвестиция в эффективность и контроль Вашего бизнеса.

Сделайте шаг в будущее уже сегодня!

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о возможностях мобильной разработки на платформе 1С и получить консультацию наших специалистов!