Аудит торговых точек

Ежедневно в магазинах раскупают тысячи товаров, и следить за запасами, изменениями цен и динамикой продаж становится сложнее с увеличением размера компании. Ошибки могут привести к значительным финансовым потерям.

Для отслеживания динамики продаж продуктов, выстраивания конкурентоспособного плана работы торговых точек и своевременной корректировки ценовой политики поможет торговый аудит.

Когда речь идет об аудите, многие могут сразу подумать о финансовом. Однако в сфере розничной торговли существует множество других видов аудита, которые компании необходимо проводить регулярно. Розничные аудиты, также известные как проверки магазинов, являются полезным инструментом для всех магазинов.

В отличие от финансовых проверок, розничный аудит охватывает более широкий круг факторов, влияющих на Ваш бизнес. Он позволяет не только выявить, где возникают финансовые потери, но и понять причины их появления. Это дает возможность заранее выявлять и устранять проблемы, прежде чем они смогут существенно сказаться на прибыли компании.

Виды торговых аудитов

Существует три вида торгового аудита:

1. Аудит предотвращения потерь - сосредоточен на анализе эффективности процессов, протоколов и обучения внутри магазина для минимизации краж, мошенничества и убытков.
2. Аудит мерчандайзинга - нацелен на оценку ассортимента, визуального оформления, ценообразования и рекламных мероприятий в соответствии с корпоративными стандартами.
3. Аудит здоровья и безопасности - главным образом, оценивает, насколько магазин соблюдает законодательные и нормативные требования, особенно в отношении обработки продуктов питания и условий труда сотрудников.

Крайне важно, как руководитель подходит к осуществлению аудитов. Необходимо осознавать, какую роль играют аудиторы. Наилучшие результаты проверок достигаются, когда их проводит подходящий специалист.

Аудиторы под каждый вид торгового аудита

Аудит предотвращения потерь

Аудитор, занимающийся предотвращением потерь в розничной торговле, анализирует и проверяет бухгалтерские данные, запасы и транзакции магазина с целью выявления проблем и внедрения мероприятий для снижения убытков. Он обнаруживает уязвимости в системе внутреннего контроля и предлагает рекомендации по улучшению процедур, чтобы устранить выявленные недостатки и уменьшить потери. Также проводит расследования по нарушениям со стороны сотрудников.

Основные задачи, которые выполняют розничные аудиторы:

• Оценка запасов в всех торговых точках;
• Сравнение фактических запасов с бухгалтерскими записями;
• Проверка инвентаря и имущества на наличие повреждений;
• Проведение регулярных проверок складских остатков;
• Ведение документации и составление отчётов;
• Подготовка отчётов для руководства.

Как правило, подчиняется менеджеру или старшему руководителю компании. Аудитор по предотвращению убытков часто получает доступ к сложным задачам и порой руководит несколькими аспектами работы.

Для того чтобы стать аудитором, специализирующимся на предотвращении убытков, необходимо иметь степень бакалавра и соответствующую сертификацию, желательно в области внутреннего аудита. Важным моментом является наличие образования и опыта в бухгалтерии или юриспруденции.

Аудитор должен демонстрировать развитые навыки критического мышления и уделять внимание деталям. Кроме того, важен опыт управления в сфере розничной торговли, хорошие коммуникативные способности и умение работать над несколькими задачами одновременно.

Также следует обратить внимание на инструменты, используемые аудитором в процессе проверки. Традиционные бумажные списки и отчёты, составленные вручную и по памяти, не смогут обеспечить необходимый уровень качества для Вашего бизнеса. Наилучшим решением будут электронные списки, чек-листы и специализированные приложения, такие как приложение МЕРАСОФТ Чек-лист.

Аудит мерчандайзинга

Аудит мерчандайзинга следует проводить с точки зрения потребителя, однако при этом важно, чтобы руководство магазина или центрального офиса было в курсе. Для этой цели идеально подходят тайные покупатели.

Тайный покупатель - это человек, который незаметно проводит исследование на местах, непосредственно в точках продажи. Он собирает детальную информацию о работе розничного продавца на основе заранее установленных критериев и составляет отчёт, опираясь на согласованный контрольный список.

Промо аудит собирает информацию о том, как эффективно продвигаются товары, как работают промоутеры и как на это реагируют покупатели. Такой подход позволяет адаптировать рекламные стратегии под потребительские ожидания и способствует увеличению продаж акционных товаров.

Для создания полного торгового аудита данные могут быть собраны различными методами. Чаще всего используют кабинетные или полевые исследования. Кабинетный метод основывается на сборе официальной статистики и отчётов других сетей и экспертов. Полевой метод заключается в сборе информации непосредственно в торговой точке, с использованием телефонных звонков, электронной почты либо форм, размещённых на веб-сайтах магазинов.

Аудит мерчандайзинга может стать ценным инструментом для предоставления обратной связи руководству. Оценивая, насколько магазины соответствуют корпоративным стандартам, обеспечивают комфорт в покупках и поддерживают ключевые инициативы, аудит помогает выявить возможные несоответствия между общей стратегией и её практической реализацией. Это позволяет компаниям закрыть пробелы в эффективности и согласовать действия всех участников в отношении приоритетных задач для достижения стратегических целей.

Аудит здоровья и безопасности

Для крупных розничных торговых сетей рекомендуется сформировать группу, ответственную за аудит безопасности. Состав каждой группы должен включать от трех до пяти сотрудников из различных подразделений. Чтобы гарантировать беспристрастность и объективность, важно, чтобы участники команды не проверяли работу своего собственного отдела.

Небольшие организации могут рассмотреть возможность привлечения внешних специалистов, обладающих необходимой квалификацией и опытом в области аудита безопасности.

Эти специалисты должны:

• Иметь глубокие знания в сфере охраны труда и техники безопасности;
• Быть независимыми, непредвзятыми и беспристрастными в своих оценках;
• Не подпадать под влияние сторонних факторов, способных исказить их объективность;
• Владеть профессиональными инструментами для проведения аудита, такими как электронные контрольные списки и сервисы для чек-листов.

Аудиты безопасности осуществляются для выявления возможных рисков, связанных со здоровьем сотрудников и обеспечения пожарной безопасности. Также проводится проверка условий и правил хранения продуктов питания в торговых точках. В ходе этих проверок осуществляется оценка соответствия действующим нормам и правилам безопасности на местах, а также обнаружение несоответствий, связанных с регламентирующими документами. Аудиты предполагают анализ того, насколько рабочее пространство соответствует стандартам охраны труда, которые касаются безопасности как самого рабочего места, так и здоровья работников.

Агентства для проведения аудита

Аудит розничных точек может оказаться не только трудоёмким, но и финансово затратным процессом. Чтобы избежать привлечения своих сотрудников к проверкам, рассмотрите возможность обращения к специализированным компаниям, которые занимаются аудитом магазинов в Вашем районе. Эти организации приходят в Ваши торговые точки, выполняют аудит, анализируют полученные результаты и предоставляют Вам либо сводные данные, либо стратегические рекомендации, основанные на их опыте в данной отрасли. Чаще всего такой подход оказывается более экономически выгодным по сравнению с организацией проверок своими силами.

Обращение к сторонним экспертам может значительно сократить затраты времени и средств. Тем не менее, это не всегда даёт полное представление о состоянии Вашего бизнеса. Проведение аудита в собственных магазинах позволяет глубже понять их работу и выявить возможные области для улучшения.

Финансовый аудит

В целом, финансовый аудит не является частью торгового аудита, однако его можно сочетать с аудитом, направленным на предотвращение убытков. Финансовый аудитор представляет собой профессионала, который исследует и анализирует бухгалтерскую документацию торговых точек компании. Эти специалисты могут проводить аудит как отдельных, так и всех магазинов сети.

Финансовые аудиторы действуют независимо от структуры компании, чтобы обеспечить объективную оценку её деятельности. Их основная задача заключается в поддержке управления рисками и повышении эффективности за счёт выявления возможных нарушений. Обычно они работают с бухгалтерскими данными, но также могут проверять и другие аспекты бизнеса, включая операционную эффективность, процедуры контроля сотрудников, информационные технологии и юридическую ответственность. Внутренние аудиторы анализируют политику компании и сопоставляют их с реальным ходом бизнес-процессов. Они предлагают рекомендации по улучшению операций или более точному их согласованию с целями организации.

Рекомендации по проведению эффективного аудита

1. Убедитесь, что у Вас достаточно времени для проведения аудита, чтобы не мешать клиентам делать покупки. Оптимальные моменты для аудита - это периоды затишья, когда у Вас достаточно сотрудников для его завершения без ущерба для обычного рабочего процесса.

Вы также можете проводить аудит в нерабочие часы, однако учтите, что это потребует дополнительных ресурсов вне рабочего времени магазина.

1. После завершения аудита распределите задачи между сотрудниками, подрядчиками или внешними агентствами в зависимости от ваших ресурсов и бюджета. Даже если немедленные изменения невозможны, их планирование гарантирует, что ничего не будет упущено или отложено до следующего запланированного аудита.
2. Регулярные проверки магазина являются отличной стратегией для мониторинга Вашего бизнеса во времени, поэтому обязательно отслеживайте достижения по итогам каждого квартала и года.
3. Контрольные списки для аудита могут стать ценным источником данных для отслеживания долгосрочного прогресса, так что обязательно сравнивайте данные аудита с проверками запасов, продажами и распределением ресурсов для получения более полной картины Вашего бизнеса в розничной торговле.

С использованием программного обеспечения для мониторинга работы магазина можно формировать контрольные списки для торговых точек и применять их в качестве эффективного пошагового плана при проведении проверок. Это способствует сбору исчерпывающей информации, что облегчает выявление состояния работы в магазине, а также проблемных участков и нарушений, которые можно отразить в отчёте.

Мобильное приложение МЕРАСОФТ Чек-лист позволяет полностью отказаться от бумажной работы и сосредоточиться на действительно важных бизнес-процессах. Оно также упрощает централизованное хранение всех Ваших данных и снижает риск человеческой ошибки, которая часто возникает при ручном составлении контрольных списков.

Мы запускаем и развиваем собственные мобильные решения любой сложности и знаем на личном опыте, какие решения работают.

Обратитесь к нам, и мы подберём для Вас оптимальный тарифный план!